親が急に倒れた時、会社を休むために報告するべき5つのポイント

今ご覧いただいているあなたは、今とても苦しい状況で、どうして良いかわからず困っている最中だと思います。

2019年1月に父親が重度の脳梗塞で倒れ、8日間の闘病の末に病床で息を引き取りました。
全く同じことを経験した世の中の一人として、私の実体験をもとに記事にしています。

この記事では「親や家族が急に倒れたとき会社の誰に何を伝えるべきか」を、いくつかの例文と連絡方法を含め具体的に説明していきます。

そして休む時に「欠勤」とならないために、労働基準法の観点から企業側が従業員に対して準備していなければならない制度もご紹介いたしますので、アルバイトや有給が少なく切羽詰まっている従業員の方は必見です。

それでは本題に移っていきます。

伝える内容の本質

緊急で休みを取得する申し出をする際、休む理由などの情報を網羅した上で上司に伝えなければなりません。

ここで人に物事を伝える際に事前に明確にしておかなければならない、非常に重要な3点に関してお話させていただきます。

当たり前のことですが、この当たり前ができていない人が多い気がしています。

まず最初に、悪い例を以下に出してみます。

一見するところ内容に問題は無さそうな気がしますが、実際にこメッセージを受け取ったあなたの会社やアルバイトの上司はどう思うでしょう？

このように自分の部下やアルバイトが休みを取った時、上司には考えてすぐにでも行動しなければいけないことが多くあります。

少し具体的な例をいくつか出してみると、

それでは早速、内容を考慮した上でメールの場合の簡単な例文を考えてみます。

例文

文字数が増えたこともありますが、一気に情報量も増えましたね。

例文の中には「▲▲業務は、2日間だけXXさんにお願いしようと…」という箇所がありますが、自分から誰も頼める方がいなければ上司にそういった要件も伝えましょう。

あなたがオフィス仕事の場合:

あなたが飲食店などのアルバイトの場合:

例文の中には、人に物事を伝える時に効果的なエッセンスがいくつか入っています。

緊急で休みを取得する時に使える6つのテクニック

それでは次に、緊急で休みを取得する際に気をつける必要がある6つのコミュニケーション技術について、重要な項目順に並べていきます。

出来るだけ早い段階で送ること

何時であろうと関係ありません。メールであれば深夜であっても送ってしまいましょう。

ここでのコツは、あなたの状態がどれほど緊急で、優先度合いが高いかを相手に示すことです。
深夜に起きたであれば、深夜中にメールを送ってしまう。電話であれば、朝かなり早い段階で電話をかける。
もし電話に出なければ、着信を数件残す、短くても良いので留守番電話に伝言を入れておく、といった証跡を残しておくことも重要です。

丁寧な言葉遣いや敬語を使用し相手に誠意を伝える

前項で「悪い例」として記載いたしましたが、急いでいるからといって要件がまとまっていない雑で短いメールではいけません。
あくまでもお願いするという立場ですので、できる限り丁寧に敬語をきちんと使った文章で誠意を伝えてください。

文言を質問系にしないこと

「休みをいただいてもよろしいでしょうか？」といったような文言は禁止です。
もう一度言います。絶対にやめましょう。

今あなたは、休むお願いをしているのに相手の許可を求めるような文言にするべきではありません。
例えば相手が「いや、ちょっと休むのは無理です…」と返事してきた場合、あなたは「はい、わかりました。では休むのを取り消します。」とはならないはずです。

「よろしいでしょうか？」ではなく、

「親が倒れ、私の人生で一大事です。突然で申し訳ありませんが、お休みさせてください。」

と相手に有無を言わせない文言にして、きっぱりと意思を伝えましょう。

突然の事で申し訳ないという謝罪と感謝を示す

当たり前なことですが、謝罪と感謝をしてください。
最初に送ったメールに対して、相手から返事があり次第、必ず感謝を伝えるようにしましょう。
近しい関係の上司であったとしても、以下文ぐらいの丁寧さで感謝を伝えることが大切です。

「突然の申し出にも関わらず早急のご対応をいただき、感謝いたします。本当にありがとうございます。」

上司1名に対して送らずに、上司の上長や別上司などの複数名に対して送る

あなたに上司がいるように、上司にも上司がいるかと思います。
休みを申し出る時、あなたは上司の評価をもしかすると気にするかと思いますが、あなたの上司は、更に上にいる上司の評価を気にします。
送る相手を1人に絞りましたが、理想であればCCには上司の上司まで宛先を入れておくことが重要です。

宛先を複数にすることのメリットは、仮にあなたの上司が「君には有給を取る資格がない」などの労働基準法を完全に無視したクソッタレた回答するような人でさえ、上司の上司をCCに入れておくことで抑制することができるからです。

休み明けの出勤時に注意すること

今後職場で良好な関係を維持していくためには、休み明けの最初の出勤時に以下の2つをしておいた方が良いです。

 上司に口頭で感謝を伝える。
出勤時、10分でも15分でも良いので、連絡した先の上司と2人で話す時間を持ってください。
どういった状況だったのか、今後病院に通う必要があるのかを含んだ上で緊急で休みの対応をしてくれたことへの感謝を伝えてください。

 仕事を肩代わりしてくれた人がいれば、菓子折りや簡単な手紙を渡す。
緊急で仕事を肩代わりしてくれた人は、もしかするとその日の予定をキャンセルした上であなたの業務を請け負ってくれた可能性があります。
言葉で感謝を伝えることも大事ですが、小さい菓子折りでも良いのでお渡ししておくことでお礼を示すことができるでしょう。

品物の価格帯はあまり高くても逆に気を使わせてしあう可能性があるので、1000円程度のものをおすすめします。

メールで伝える時の例文

コピペで使えるメールでの例文、要件が伝わりやすい電話での文を無料で公開していますので、ご自由にお使いください。
別サイトの転載はご遠慮ください。

ここでは例文として、職種から2パターン準備しています。

 オフィス系職種

マーケティングやエンジニア、商品開発、コンサルタントなどの一般的に「座り仕事」と分類される方が対象です。
事務スタッフや営業職も含まれます。

 オフィス系職種以外

販売・飲食・サービス系勤務の方、工場でのお仕事などの一般的に「立ち仕事」と分類される方が対象です。

※ パターン2種類はあくまでもサンプルとなりますので、組み合わせてお使いください。

メールでの例文

POINT! ちょっとここでのポイントを少し…

代わりのシフトを見つけてもらうことを店長や上司にお願いするって、すごい体力使ってしまいますよね。

ですが企業側は、雇用者の緊急事態に対して冗長性(人材的な余裕)を持たせる法的な義務があります。
「休みたい」というバイトに、雇い主が「代わりを探せ」と要求するのは、違法行為であるという裁判結果も出ています。

しかしながら現実問題、この不景気の中そういった準備をしていない会社が多いことも確かでしょう。
上記の例文では、誠意を尽くして頭を下げてお願いする文章にしています。

この文章を読んで、「そんな代わりはお前で探せ」と突き放されてしまう方もなんとなく多い気がしています。

ですが、あなたは今駆けつけずに日々の業務をこなして、この先の人生ずっと後悔するのか。
それとも店長や上司との関係が少し悪化してしまう可能性もあるが、今の自分の気持ちに沿って人生後悔しない方向に進むのかはあなたの判断次第です。

私から「こうしなさい」と責任のないことは、お伝えできませんが判断基準としては以下のようになります。

あなたの中で一生続けていく仕事であるという確信が100%なのであれば、よく考えて判断してください。
今の仕事は一時的なもので数年~5年以内には職場が変わっているかもな〜、と何となく感じているのであれば強引にでも行動してくださいね。

人生はこれから長いです。後悔のない選択をしてください。

まとめ

それではこの記事のまとめです！

文章を考える上で最も大切なことは、次の3つです。

労働環境改善などの問題がニュースで取り上げられる近頃では、比較的こういった緊急時には休みやすくなっているとは思います。

しかしながら休みの連絡を受けた上司は、その上司もしくは会社の人事に報告する必要があります。

その上司が必要な情報を提供することを心がけましょう。

伝える際には的確で迅速なコミュニケーションが必須です。
この記事では、休みを申し出る際に非常に効果的な6つのテクニックを以下で紹介しました。

今とても不安だと思います。
一大事にならないと祈っていますが、一生の後悔が残らないように早急に親御さんのところへ迷わず駆け寄ってくださいね。

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